Tips voor het organiseren van een succesvol congres

01 februari 2023

Een congres organiseren doe je niet zomaar. Bij het organiseren van een congres komt namelijk een hoop kijken. Je hebt een leuk en inspirerend programma nodig, een geschikte congreslocatie en interessante sprekers. Om dit te organiseren moet je onder andere samenwerken met een locatie en leveranciers. Maar waar begin je en welke stappen moet je nemen om een écht succesvol congres te organiseren? In deze blog lees je onze tips en vind je een handige infographic met daarin een stappenplan.

Doelstelling

De eerste stap bij het organiseren van een succesvol congres is het bepalen van de aanleiding, de doelstelling die je wilt bereiken en de doelgroep. Hoe concreter, hoe beter. Het uitwerken van deze vragen helpt je om je congres makkelijker en beter vorm te geven.

Beantwoord onderstaande vragen:

  • Waarom organiseren we dit congres?
  • Wat willen we bereiken met dit congres? (maak het concreet en meetbaar!)
  • Wie is de doelgroep? (denk aan leeftijd, geslacht, interesse, regio, opleidingsniveau en levensstijl)
  • Hoeveel bezoekers/deelnemers willen we minimaal en maximaal ontvangen?

Budget

Voordat je begint met organiseren is het belangrijk om het budget te bepalen. Zo voorkom je dat je voor financiële verrassingen komt te staan. Bij het maken van de begroting hou je rekening met alle kosten. Denk hierbij aan kosten voor de locatie (zaalhuur, catering en andere leveranciers), marketingbudget en vergoedingen voor de sprekers. Reken je een toegangsprijs voor het bezoeken van het congres? Of zijn er mogelijkheden voor sponsoring? Dan heeft dit ook invloed op het financiële totaalplan.

Reserveer ook reservebudget voor onvoorziene uitgaven.

Datum en planning

Tijd om een datum te prikken! Kijk hiervoor niet alleen naar je eigen agenda, maar ook wanneer het jouw doelgroep het beste uitkomt. Zakelijke events vinden vaak op maandag, dinsdag, woensdag of donderdag plaats. Door rekening te houden met belangrijke dagen zoals schoolvakanties, feestdagen en evenementen vergroot je de kans op een goede opkomst.

Congres organiseren

Locatie

Na het prikken van een datum kun je op zoek naar een locatie. Wil je het congres extern organiseren? Hou er rekening mee dat locaties ook een hoogseizoen hebben. Start dus zo snel mogelijk met het zoeken en boeken, zodat je zeker bent van beschikbaarheid.

Punten om rekening mee te houden bij het selecteren van een congreslocatie:

  • Bereikbaarheid
  • Parkeergelegenheid
  • Sfeer en uitstraling
  • Gastvrijheid
  • Duurzaamheid
  • Capaciteit
  • Verwarming of airconditioning
  • Akoestiek
  • Toegankelijkheid voor mindervaliden

Programma

Het programma is één van de belangrijkste onderdelen van het congres. Een goed programma overtuigt mensen om te komen en zorgt dat ze na afloop tevreden naar huis gaan. Het aanbod van congressen en evenementen is groot en om een congres te bezoeken ben je al snel een halve of hele dag kwijt. Zorg dus dat de inhoud van het congres de deelnemers waarde biedt. Hierbij kun je denken aan beleving, presentaties van inspirerende sprekers en leerzame workshops. Een ervaren dagvoorzitter zorgt dat het congres soepel loopt, kan dienstdoen als gespreksleider en (positief) bijdragen aan de sfeer.

Hou rekening met de tijdspanne van de deelnemers. Dus geen plan geen urenlange presentaties in, maar maximaal 20 minuten eventueel gevolgd door een vragenronde, discussie of breakoutsessie.

Campagne

Als het goed is heb je bij het bepalen van de doelstellingen ook een doel bepaald voor het minimale en maximale aantal bezoekers/deelnemers dat je wilt ontvangen. Door het opstellen van een marketingplan zorg je dat jouw congres op het juiste moment bij de juiste doelgroep onder de aandacht komt. In dit plan hou je rekening met het doel, budget en de doelgroep. Ben je geen ervaren marketeer? Dan kun je de marketing natuurlijk ook (deels) uitbesteden.

Een aantal tips voor de promotie van jouw congres:

  • Bepaal de socialmediakanalen waar jouw doelgroep zich bevindt en stel hier een contentkalender voor op.
  • Bekijk ook de mogelijkheden voor adverteren op Google en social media, zoals Facebook-, Instagram- of LinkedIn advertising.
  • Maak gebruik van e-mailmarketing om jouw congres te promoten. Heb je nog geen e-maillijst? Dan kun je e-mailadressen verzamelen door bijvoorbeeld een interessante “weggever” te maken.
  • Vergeet ook offline promotie niet; denk aan vermeldingen in relevante vakbladen, evenementenkalenders en kranten.

Werk een persona voor de doelgroep uit. Dit helpt je om je boodschap over te brengen.

Congres organiseren

Leveranciers

Zijn er zaken die je tijdens het congres moet uitbesteden? Ga dan tijdig op zoek naar leveranciers die je hierbij kunnen helpen. Een goede leverancier denkt met je mee en geeft advies, maakt een duidelijke offerte én houdt zich aan de gemaakte afspraken. Vaak kan de congreslocatie je uit hun ervaring ook adviseren over leveranciers op het gebied van catering, aankleding en audiovisuele middelen. Vraag dus gerust om hulp.

Uitnodiging

Tijd om de uitnodiging te versturen! Idealiter verstuur je de uitnodiging uiterlijk 4 weken voor het congres. Heb je het congres al langer vooruit gepland en de locatie en het programma al rond? Dan kun je de uitnodiging natuurlijk ook eerder versturen of mensen nieuwsgierig te maken met een “Save the date”.

Vaak moeten mensen jouw congres meerdere keren voorbij zien komen voordat ze actie ondernemen en zich inschrijven. Stuur dus niet alleen een enkele uitnodiging, maar ook een reminder of laat er zelfs een retargeting campagne op los.

Vergeet de deelnemers ook na inschrijving niet: stuur een bevestiging van deelname en praktische informatie zoals informatie over de route en bereikbaarheid. Plan daarnaast ook een after-event mail in. Dit is een goed moment om bijvoorbeeld een evaluatie uit te vragen en foto’s of een aftermovie van het congres te delen.

Draaiboek

Om alles goed voor te bereiden en de dag van het congres soepel te laten verlopen is het handig om een draaiboek te maken. Maak een actielijst met taken voor de  voorbereiding van het congres en schrijf daarnaast het verloop van het congres volledig uit. In het draaiboek beschrijf je het tijdstip, de plek, activiteit en wie het uitvoert of verantwoordelijk is. Neem in het draaiboek niet alleen het inhoudelijke programma mee, maar juist ook zaken zoals ontvangst, registratie en het bedanken van de sprekers en dagvoorzitter. Plan voorafgaand aan het congres een moment in om het draaiboek door te spreken. Zo weet iedereen wat de bedoeling is en dat scheelt jou een hoop stress.

Noteer ook namen en contactgegevens van contactpersonen van de locatie, leveranciers en sprekers. Altijd handig als er op de dag zelf onverhoopt iets mis gaat of als iemand te laat is.

Evaluatie

Na afloop van het congres is het tijd om terug te blikken. Wat waren je doelstellingen en zijn die behaald? Wat ging goed en wat kan de volgende keer misschien nog beter?  En wat vonden de deelnemers ervan? Hoe is de locatie bevallen en hoe verliep de samenwerking met de leveranciers? Plan eventueel een evaluatie met hun in. Het liefst zo kort mogelijk na het congres, zodat het verloop nog vers in het geheugen zit.

Stappenplan

Om het organiseren van je congres nóg makkelijker te maken hebben we bovenstaand stappenplan voor je samengevat in een infographic. Handig om uit te printen en te gebruiken als hulpmiddel! Stappenplan congres organiseren

Op zoek naar een inspirerende congreslocatie?

Bekijk onze mogelijkheden

Op de hoogte blijven van ons nieuws?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en de volgende editie belandt ook in jouw inbox!

Zakelijk nieuws

We zijn even niet bereikbaar…

Vanwege werkzaamheden zijn wij op dinsdag 2 mei tussen 10.30 en 12.30 uur telefonisch niet bereikbaar.

Na 12.30 uur kun je ons weer bereiken of stuur een mail naar info@kontaktderkontinenten.nl, dan komen wij er zo snel mogelijk bij je op terug.

Excuus voor het ongemak!