Algemene voorwaarden

Reserveringsstatus

Als je een aanvraag doet ontvang je van ons een offerte en plaatsen wij een optionele reservering. Optionele reserveringen blijven geldig tot de in de offerte genoemde datum. Als wij tijdens de optieperiode een tweede aanvraag krijgen, vragen wij je te besluiten of je de optie definitief wilt maken. Ben je tevreden over de kostenbegroting en ga je akkoord met onze reserverings- en betalingsvoorwaarden? Dan kun je jouw optionele reservering definitief maken door de offerte te ondertekenen of akkoord te geven per mail.

Prijzen

Alle prijzen zijn inclusief btw en onder voorbehoud van prijswijzigingen.

Voorschot- en betalingsvoorwaarden

Voor bijeenkomsten met een reserveringswaarde van meer dan € 2.500,- vragen wij je om 1 maand voor de aankomstdatum 50% van het totaalbedrag te betalen. De aanbetaling brengen we in mindering op de eindfactuur. Annuleer je je reservering? Dan verrekenen we de aanbetaling met de annuleringskosten.

De eindfactuur ontvang je na afloop van de bijeenkomst per mail. Hiervoor hanteren we een betalingstermijn van 14 dagen.

Als we de betaling niet binnen 30 dagen hebben ontvangen wordt over het factuurbedrag de wettelijke rente, ex artikel 6:120 BW, in rekening gebracht. Alle kosten, zowel gerechtelijke, als buitengerechtelijke, zijn voor rekening van de debiteur. Deze kosten bedragen 15% van het factuurbedrag en tenminste € 30,-.

Annuleringen

Bij annulering van de volledige of gedeeltelijke reservering, gelden onderstaande annuleringsvoorwaarden.

Bijeenkomsten en/of hotelkamers kunnen kosteloos geannuleerd worden tot 6 maanden voor aankomst. Bij annulering binnen 6 maanden brengt Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten de volgende percentages van de totale reserveringswaarde in rekening.*

• Annulering tussen 6 en 3 maanden voor aankomst: 10%
• Annulering tussen 3 en 2 maanden voor aankomst: 15%
• Annulering tussen 2 en 1 maand voor aankomst: 35%
• Annulering tussen 1 maand en 14 dagen voor aankomst: 60%
• Annulering tussen 14 en 7 dagen voor aankomst: 85%
• Annulering binnen 7 dagen voor aankomst: 100%

Wijzigingen

Wijzig je de datum van je reservering? Dan geldt dat als annulering van de oorspronkelijke reservering.

• Een uitzondering hierop zijn wijzigingen van het aantal personen van een reservering. Uiterlijk 48 uur voor aanvang van de bijeenkomst kan het aantal personen nog kosteloos naar beneden worden bijgesteld tot een maximum van 10%.
• Wijzigingen in het aantal personen kunnen invloed hebben op de gereserveerde zaalgrootte en de bijbehorende benodigdheden.
• Verhogen van het aantal gereserveerde personen kan, zolang dit past in de gereserveerde zalen en het restaurant.

Garantieaantal

Wanneer een reservering eenmaal met 10% is bijgesteld of wanneer er een garantieaantal is afgesproken, geldt dit (bijgestelde) aantal als garantieaantal. Het garantieaantal is van toepassing op de gereserveerde arrangementen.

Met een garantieaantal bedoelen we het afgesproken minimumaantal deelnemers dat we doorbelasten op de factuur.

Overige voorwaarden

Op alle overige voorwaarden zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing. Deze kun je hier lezen: www.khn.nl/tools/uniforme-voorwaarden-horeca-nederlands.

De UVH zijn bindend voor iedereen die van onze diensten gebruik maakt. Op diensten van derden (door Kontakt der Kontinenten extern ingehuurde diensten zoals audiovisuele middelen, begeleide activiteiten en/of entertainment) kunnen afwijkende voorwaarden van toepassing zijn. Informeer naar de voorwaarden.

*Dit is ook van toepassing bij een gedeeltelijke annulering. Bij een gedeeltelijke annulering brengen we eerdergenoemde percentages van het geannuleerde gedeelte in rekening.