In veel bedrijven is de heidag een (twee)jaarlijks terugkerend moment in de agenda. En waar de heidag vroeger vooral voor MT-leden werd georganiseerd, ruilen ook andere afdelingen de traditionele vergadering steeds vaker in voor een inspirerende sessie op de hei. Maar wat is een heidag nou eigenlijk? We keken het na in het Algemeen Nederlands Woordenboek:
“Een bijeenkomst voor medewerkers van een bedrijf, vaak leidinggevenden, op een externe, vaak afgelegen locatie om in alle rust te plannen, te vergaderen, zich op de toekomst te bezinnen en om aan teambuilding te werken”.
Kijkend naar het feit dat de gemiddelde Nederlandse werknemer zo’n 300 uur per jaar vergadert (bron) is het niet zo gek dat we er af en toe voor kiezen het eens over een andere boeg te gooien! Even weg van de dagelijkse praktijk en tijd om samen te werken.
EEN GESCHIKTE HEIDAG LOCATIE
De juiste locatie kan van grote invloed zijn op het succes van een heidag – die overigens niet letterlijk op de hei hoeft plaats te vinden. In principe is elke prikkelarme omgeving geschikt om te vergaderen maar in de praktijk wordt er vaak gekozen voor een bijzondere, inspirerende locatie, waar binnen vergaderen en activiteiten in de buitenlucht met elkaar afgewisseld kunnen worden. Alleen al door op een andere locatie dan de eigen werkomgeving te vergaderen, krijgen deelnemers nieuwe inspiratie en kunnen ze in ieder geval niet door hun eigen werkzaamheden worden afgeleid. De afwisseling tussen binnen en buiten zorgt daarnaast voor balans tussen het maken van plannen en teambuilding.
Hou er bij het kiezen van een locatie wel rekening mee dat ‘een hutje op de hei’ misschien erg leuk en inspirerend is, maar je wellicht ook gebruik wilt kunnen maken van faciliteiten zoals wifi en een beamer. Een locatie die voorzien is van alle benodigde zakelijke faciliteiten én in het groen gelegen is kan dan uitkomst bieden. Bij een meerdaagse heisessie is het daarnaast handig om een locatie te kiezen waar jouw team niet alleen kan vergaderen maar ook kan overnachten. Dat bespaart alle deelnemers reistijd en geeft extra ruimte in het programma zodat er bijvoorbeeld ook gezamenlijk ontbeten en gedineerd kan worden.
ONGESTOORD PLANNEN MAKEN
Door een beperkt aantal onderwerpen op de agenda van de heisessie te zetten creëer je meer ruimte om de diepte in te kunnen gaan: een stuk prettiger dan door een overvloed aan onderwerpen te gehaast door het programma heen te moeten! En wil je echt ongestoord plannen maken? Vraag de deelnemers dan om hun smartphone uit te zetten of stel ‘smartphone vrije zones’ in.
TEAMACTIVITEITEN
Voldoende afwisseling in het programma maakt het voor de deelnemers makkelijker om de aandacht erbij te houden. Plan daarom voldoende pauzes in en maak gebruik van verschillende werkvormen door bijvoorbeeld groeps- en individuele opdrachten met elkaar af te wisselen. Ook leuk én nuttig: een energizer of een wandeling. Beide bevorderen het energieniveau en stimuleren de hersenen om nieuwe informatie te kunnen verwerken. Op Google en YouTube leveren de zoekopdrachten ‘energizers’ of ‘werkvormen’ honderden leuke ideeën op.
Laat je het organiseren van een activiteit liever aan een externe partij over? Ook dat kan. Locaties met een buitenterrein werken vaak samen met professionele outdoorpartners die graag meedenken bij de invulling van een heidag. Activiteiten zoals het bouwen van een katapult, boogschieten, schapendrijven of een constructie challenge zijn niet alleen goed voor teambuilding maar geven gegarandeerd ook een hoop plezier! Vergeet bij sportieve activiteiten niet om de deelnemers vooraf te informeren zodat ze hun kleding hier op aan kunnen passen.
EEN EFFECTIEVE HEIDAG
Om een heisessie succesvol te laten verlopen is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te bepalen en deze vooraf met de deelnemers te delen. Zo weet iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Plan daarnaast een evaluatiemoment in om na afloop te kijken of de vastgestelde doelstellingen zijn behaald en welke afspraken er vervolgens met elkaar kunnen worden gemaakt.