Organiseer je congres of event met hulp van AI

06 april 2023

Als eventplanner wil je er natuurlijk alles aan doen om je evenement zo  goed mogelijk te organiseren. Wist je dat AI (artificial intelligence) jou hierbij kan helpen én je een hoop tijd kan besparen?

Hoewel AI voor sommigen misschien nog als iets futuristisch klinkt, heb je er in je dagelijks leven (misschien nog ongemerkt) al best vaak mee te maken. Denk bijvoorbeeld aan de kijk- en luisteraanbevelingen die Netflix en Spotify doen. En wat dacht je van de slimme thermostaat of Google Translate?

Hologrammen en robots kennen we al even binnen de evenementenbranche, maar de mogelijkheden blijven zich razendsnel ontwikkelen. Als eventprofessional is het daarom erg interessant om je hierin te verdiepen. In deze blog lichten we een aantal mogelijkheden uit en geven we praktische tips hoe je AI in kunt zetten om je te helpen bij het organiseren van een congres of evenement.

Gebruik chatbots om vragen te beantwoorden

Chatbots kunnen je helpen bij het beantwoorden van vragen van deelnemers en jou dus een hoop tijd besparen. Bijvoorbeeld door het beantwoorden van veel gestelde vragen over het programma of de locatie van het evenement. Het voordeel is dat een chatbot snel én ook buiten kantoortijden reageert.

Maar hoe weet een chatbot wat de juiste antwoorden zijn? Je kunt een chatbot vooraf programmeren met vragen en antwoorden die vaak voorkomen. Met behulp van algoritmes en AI analyseert de bot de vraag en geeft hij antwoord. Hoe meer interacties en data de chatbot verzamelt, hoe meer de chatbot “leert” en hoe beter de antwoorden. Vaak kun je de chatbot zo instellen, dat de gebruiker bij een onjuist antwoord alsnog kan chatten met een medewerker.

Chatbot op een laptop beantwoord vragen over een evenement

Suggesties voor sprekers

Chatprogramma’s zoals ChatGPT hebben beschikking tot een enorme database aan informatie. In plaats van dat jij handmatig Google en websites van sprekersbureau ’s door moet struinen, kun je ChatGPT ook als assistent gebruiken en vragen om suggesties te geven.

Om goede input te krijgen is het belangrijk om de juiste prompt (= de opdracht die je geeft)  te gebruiken. In onderstaande tabel vind je een aantal suggesties voor prompts.

Prompt Beschrijving
“Kun je me helpen een spreker te vinden voor een zakelijk evenement?” Dit is een algemene prompt die de zoekopdracht van de eventplanner inleidt en ChatGPT vraagt om suggesties voor een spreker.
“Ik ben op zoek naar een spreker die ervaring heeft met [onderwerp].” Deze prompt beperkt de zoekopdracht van ChatGPT tot sprekers met kennis van de door jou gekozen onderwerpen.
“Kun je me een lijst geven van de top 5 sprekers op het gebied van [onderwerp]?” Deze prompt vraagt ChatGPT om specifieke suggesties te geven van de top sprekers op dit gebied.
“Welke sprekers hebben eerder gesproken op congressen over [onderwerp]?” Deze prompt vraagt ChatGPT om te zoeken naar sprekers die al eerder hebben gesproken tijdens congressen over *onderwerp* en dus heel geschikt kunnen zijn.

Natuurlijk kun je de prompt zo specifiek maken als je zelf wilt. Voorbeelden hiervan zijn:

  • De taal van de spreker
  • Het geslacht van de spreker
  • De doelgroep van het event (leeftijd, interesse etc.)

Al chattende zul je snel merken welke prompts wel of niet goed werken. Ook handig: vraag ChatGPT om de lijst met sprekers in een tabel te zetten, met daarbij informatie zoals LinkedInprofielen en relevante websites.

Goed om te weten: ChatGPT is niet foutloos. Er kunnen fouten ontstaan doordat een prompt onduidelijk is, omdat de gebruikte data niet klopt of omdat hij soms verkeerde verbanden legt. Het is dus belangrijk om de informatie altijd te controleren.

Programma voor een congres of evenement samenstellen

Bezig met het samenstellen van een programma, maar ontbreekt het je aan tijd of inspiratie? Ook hierbij kan AI je helpen door input te geven op basis van de doelstellingen, het onderwerp van het congres en de interesses van de doelgroep.

Voer bijvoorbeeld deze prompt bij ChatGPT in:

“Kun je me ideeën geven voor een paneldiscussie over duurzaamheid, voor een congres over maatschappelijk verantwoord ondernemen?”

ChatGPT reageert dan met een lijst met geschikte paneldiscussie-onderwerpen.

Een congres- of evenementenlocatie zoeken

In tientallen jaren tijd is het zoeken naar een congreslocatie of evenementenlocatie veranderd van bladeren door fysieke adresboeken en magazines, tot online zoeken via zoekmachines, locatiewebsites en social media zoals LinkedIn en Instagram. Wie weet krijg je in de toekomst wel automatische aanbevelingen voor locaties, op basis van jouw gedrag en voorkeuren, zoals streamingsdiensten dat nu doen.

Tot het zover is kun je alvast gebruik maken van handige prompts voor ChatGPT, die alvast een eerste selectie voor je maakt:

  1. “Kun je me helpen bij het vinden van een evenementenlocatie in [stad/regio] die geschikt is voor [aantal deelnemers] personen?”
  2. “Ik ben op zoek naar een unieke en inspirerende evenementenlocatie in [stad/regio], heb je suggesties?”
  3. “Kun je me helpen bij het vinden van een congreslocatie in [stad/regio] met specifieke faciliteiten, zoals hotelkamers en een evenemententerrein?”
  4. Ik wil graag een evenement organiseren op een duurzame locatie, kun je me suggesties geven voor groene evenementenlocaties in [stad/regio]?”

Deelnemersregistratie met gezichtsherkenning

In andere landen is het al heel normaal: betalen of toegang krijgen door middel van gezichtsherkenning. Maar ook in Nederland wint het gebruik van gezichtsherkenning aan populariteit en wordt deze handige AI-tool steeds vaker ingezet bij congressen en evenementen.

Hoe werkt het?

  • Deelnemers registreren zich online voor het event en uploaden een foto van hun gezicht
  • De gezichtskenmerken worden geanalyseerd en opgeslagen in de database
  • Bij aankomst op het event wordt er opnieuw een foto van de bezoeker gemaakt
  • Het systeem controleert of er een match is
  • Bij een match wordt de naambadge geprint

Superhandig, want de ontvangst en registratie nemen zo minder tijd in beslag en vergeten toegangsbewijzen zijn verleden tijd.

Tip: check bij de aanschaf van een gezichtsherkenningssysteem wel hoe het zit met de AVG en welk alternatief je kunt bieden aan deelnemers die geen gebruik willen maken van gezichtsherkenning.

ai-evenement-congres-gezichtsherkenning

 

Op zoek naar een locatie voor jouw meeting of event?

Bekijk onze mogelijkheden

Op de hoogte blijven van ons nieuws?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en de volgende editie belandt ook in jouw inbox!

Zakelijk nieuws

We zijn even niet bereikbaar…

Vanwege werkzaamheden zijn wij op dinsdag 2 mei tussen 10.30 en 12.30 uur telefonisch niet bereikbaar.

Na 12.30 uur kun je ons weer bereiken of stuur een mail naar info@kontaktderkontinenten.nl, dan komen wij er zo snel mogelijk bij je op terug.

Excuus voor het ongemak!