Dit zijn de 4 voordelen van een meerdaagse bijeenkomst

Bij het organiseren van een zakelijke bijeenkomst is de tijdsduur een belangrijke afweging. Duurt een vergadering, training of congres maar één dag? Dan is de indeling van het dagprogramma vaak relatief eenvoudig. Maar bij een meerdaagse bijeenkomst komt er meer bij kijken. Met het oog op de opkomst is het plannen van geschikte dagen en tijden natuurlijk belangrijk. Laat je vergader- of trainingsdagen verspreid over een langere periode plaatsvinden? Óf kies je juist voor een sneller en intensiever programma? Beide hebben voor- en nadelen. Wij merken dat organisatoren steeds vaker kiezen voor een meerdaagse conferentie met een overnachting. Hieronder lees je de voordelen die zij ervaren.

1. MINDER REISTIJD VAN EN NAAR DE LOCATIE

Eén van de voordelen van een meerdaagse conferentie met overnachting is dat het de reistijd van de deelnemers flink verkort. Helemaal als de bijeenkomst plaatsvindt op een locatie waar je ook kunt overnachten. Het inhoudelijke programma en de overnachting zijn dan onder één dak, waardoor de deelnemers niet onnodig heen en weer hoeven te reizen. Dat bespaart reiskosten en reistijd. Wel zo praktisch voor internationale gasten die niet over eigen vervoer beschikken, maar óók voor deelnemers uit eigen land. Want blijven overnachten betekent de volgende ochtend géén haast om de files te ontwijken, maar op je gemak ontbijten en daarna lekker met elkaar aan de slag. Bijkomend voordeel: minder reisbewegingen zorgt voor minder CO2 uitstoot. Het is dus ook nog eens beter voor het milieu!

2. MEER TIJD VOOR VERDIEPING

Juist bij een meerdaagse bijeenkomst is er meer tijd voor verdieping en interactie. De sessies volgen elkaar snel op, waardoor bij de start van de tweede dag alle informatie van de eerste dag nog vers in het geheugen zit. Er hoeft daarom niet uitgebreid te worden teruggeblikt. Je kunt dus lekker vlot van start en hebt meer tijd voor een vragenronde.

3. BALANS IN HET PROGRAMMA

Balans=key! Deelnemers vinden het prettig als er afwisseling in het programma zit. Tijdens een meerdaagse bijeenkomst is hier meer ruimte voor, dus maak vooral gebruik van de mogelijkheden van de locatie. Combineer een plenair gedeelte bijvoorbeeld met opdrachten of workshops in subzalen. Of organiseer korte vergaderbreaks in de buitenlucht. Wat dacht je van wandelend brainstormen, buiten vergaderen of een energieke teamactiviteit?

4. ELKAAR BETER LEREN KENNEN

Na een dag vergaderen of trainen is er vaak meer dan genoeg stof om over na te denken en te praten. Hoe fijn is het dan ook, als de deelnemers niet stipt om vijf uur richting huis hoeven te snellen, maar er gelegenheid is om de dag gezamenlijk af te sluiten? Een informele borrel of een gezellig diner is hier het perfecte moment voor. Deelnemers kunnen elkaar in deze setting  beter leren kennen en ervaringen en ideeën uitwisselen.