Zo organiseer je een originele vergadering

Een vergadering mag naast nuttig óók leuk zijn. Sterker nog, een leuke vergadering is veel effectiever en levert blije deelnemers op die er na afloop nog over na zullen praten. Maar hoe organiseer je nou een bijeenkomst die efficiënt, leuk én origineel is? Wij delen onze vijf beste tips voor een originele vergadering.

Wandelend vergaderen: plan een weeting

Breng beweging in je vergadering: ga lekker wandelen! Het houden van een weeting (samenvoeging van  ‘walking’ en ‘meeting’ ) wint steeds meer aan populariteit. Wandelend vergaderen is een goede aanvulling op een vergadering binnen. Het is coronaproof én komt de effectiviteit van het overleg ten goede. De buitenlucht stimuleert de creativiteit en beweging zorgt dat de deelnemers hun aandacht erbij houden.

Tip: een weeting is vooral geschikt voor overleg tussen kleine groepen.

Buiten vergaderen in de natuur

Waarom eigenlijk vergaderen en trainen tussen vier muren, als je ook lekker naar buiten kunt? Laat die saaie PowerPointpresentatie eens achterwege, vervang de vergaderstoel door een boomstam of picknicktafel, neem een flipover mee, schakel je smartphone uit en laat je inspireren door de natuur! Buiten vergaderen wakkert de creativiteit aan en stimuleert de hersenen. De perfecte ingrediënten voor een effectieve én originele vergadering.

Afwisseling in het programma

Een lange vergadering op de agenda? Dan is het een uitdaging om de aandacht van de deelnemers vast te blijven houden. Afwisseling in het programma is belangrijk om de aandacht vast te houden en tot goede ideeën te komen.

Een paar tips:

• Begin met een ijsbreker om het gesprek op gang te brengen.
• Werk je met een vaste agenda? Begin dan eens met het laatste agendapunt en eindig met het eerste agendapunt.
• Maak gebruik van subruimtes waar deelnemers in kleine groepjes aan een opdracht kunnen werken.
• Plan regelmatig een korte pauze in en begin daarna met een energizer.
• Wissel de deelnemers minimaal 1x van plek. Zo ontstaan er nieuwe gesprekken en ideeën.

Vergaderen op een originele vergaderlocatie

Nu er meer dan ooit wordt thuisgewerkt wil je jouw gasten natuurlijk wel verrassen met een bijzondere locatie. Vergaderen op een externe vergaderlocatie doe je daarom tegenwoordig niet alleen maar vanuit praktische overwegingen, maar ook omdat je de deelnemers een inspirerende omgeving wilt bieden. Wat dacht je bijvoorbeeld van een originele vergaderlocatie zoals een kasteel, een boot of een voormalig klooster?

Kies voor een originele vergaderopstelling

De welbekende u-vormopstelling is praktisch – want geschikt voor uiteenlopende meetings zoals vergaderingen, trainingen en workshops – maar verre van origineel. Wil je eens iets anders? Probeer eens een staande vergadering (zo blijven de deelnemers lekker actief), of een blokopstelling (handig voor opdrachten in kleine groepjes). Ook leuk: begin ’s ochtends met een zittende opstelling en ga na de lunchpauze staand verder.